错字或语法好你在一封电子邮件中才可能使一个坏印象。这可能表明你缺乏对细节的关注。最糟糕的是，它会让你显得不那么聪明，认真、守信。虽然电子邮件的错误发生在每个人身上，他们较少发生那些花一点额外的时间来校对。这里有一个简单的一步一步的指导，得到它的权利之前你点击“发送”。
一. 让您的联系人的姓名权
你正确地拼写您的联系人的姓名吗？它是重要的。而且，如果你怀疑，想想你最后一次有人把你的名字错的电子邮件。至少，你可能会抱怨或者滚你的眼睛。恼火的人将我们的名字，因为我们认为他们不关心我们注意的基本细节，我们得到。如果你对你的联系人的名字拼写不确定，做一些研究，看看你能不能想出它通过谷歌或社交媒体。如果一切都失败了，用一个通用的问候语“你好”，不使用一个名称。
二. 检查你的语气
你的电子邮件的声音冷或简洁？它可能。通常，听起来好在我们的头上没有遇到好的文本。当你不停地审核和校对你的邮件在你送的，你可能被误解。这里的诀窍是将一些同情。清除你的头，想象你收到你的电子邮件而不是发送。任何你所写的声音消极甚至敌对的吗？有一个大的差异，“我期待着与你”和“我会等你的电话聊天，“一个是友好和积极的其他听起来好像你在说：“你最好打电话或其他的。”
三. 你会理解的
确保你的收件人有足够的细节理解你写的东西。记住，你和你的收件人可能不都是同样的信息你懂不一定都会知道你的收件人。重读你的电子邮件，这一点，需要填补空白。
四. 检查清楚
确保你写的东西读起来很流畅，传达你的确切含义。作为参考看不清楚。你的话像电子邮件扫描IT或他们然后确保你的文本所传达的那些词。如果不是，重写一些混凝土取代那些代词。
- 当我们把它直接后的基调，它总是有好的出勤率。
持有什么后的主题？有什么好的出勤？
- 当我们把文案工作坊后直接主题，车间总是有好的出勤率。
更好的。但我们可以改写简化句子，避免重复字车间。
- 完成车间始终具有良好的出勤时我们认为它后直接主题。
你的句子要简单和直接。写在一个第三年级的阅读水平有显着更好的响应率的电子邮件。长的、复杂的句子和大的话可以让你的文本阅读对于一个忙碌的人急于通过电子邮件更具挑战性。考虑你的听众，然而。如果你在写一个社会学博士问面试，先用华丽的辞藻和更复杂的结构。否则，让“简单就是好”的默认。
五. 小心为赘言
简化你的正文部分包括精简它。消除填料的单词和短语。摆脱副词使用更强的动词。（而不是难以置信的快乐试着高兴，激动，或欣喜若狂。而不是快速跑，如何冲或冲刺？）
考虑乔治奥威尔的六书写规则：
- 不要使用隐喻、明喻或言语，你能看到在打印其他人物。
- 不要使用长词，短的人会做。
- 如果可能的话，把某个词，砍掉它。
- 不要使用被动在这里你可以使用积极的。
- 从不使用外来词，科学词汇，或术语词汇如果你能想到一个相当的日常英语。
- 任何这些规则迟早比说什么彻底的野蛮破坏*。
六. 仔细校对
在这一点上，我们一直在谈论在一个更广的发展编辑校对。现在，是时候认真和校对一行。你的拼写都是正确的吗？你有没有使用正确的同音字吗？（你型”那里去节”当你想型他们？）是你的标点符号的点？一个应用程序，将帮助你捕捉和修正你的错误。但请记住，增强您的校对能力，它是一个工具，不能代替校对总共需要。使用校对软件优势是每一个错误的应用程序捕获会教你写的东西，最终使你成为一个更好的作家。
七. 坐在这
一些邮件需要时间来煮，特别是如果他们是敏感的。比方说，你要写一封电子邮件给报告的一个同事的不当行为，或你为某人的性能没有完全被恒星起草绩效评估。情感可以让你写你以后会后悔的事情。草案在文字处理器中您的电子邮件，而不是你的电子邮件客户端，所以你不想让它冲动之前，你给它一个彻底的审查。如果你能推迟一点，坐在那前一天发送电子邮件。当你重读你的电子邮件中的一个新的一天，你会发现事情修改，特别是在色调和清晰度方面。至少，确保unsend功能在您的电子邮件客户端启用。（这里是如何在Gmail中做。）这几秒钟的时间内将购买后你打发送偶尔会拯救你被一个明显的错字直接属于。我曾经收到一封电子邮件的主题行”这个学习玩具与欢乐让我的小孩的废话！“